Das Starke-DMS® in 2 Worten: Papierlos Arbeiten
Wie nah sind so schon dran papierlos zu arbeiten? Gerade kam wieder eine Rechnung per Post oder der Mobilfunk Vertrag. Auch die Bewerberunterlagen flattern mal per Mail mal per Post rein. Das macht es schwer System ins Dokumenten-Chaos zu bringen.
Wir probieren es trotzdem. Schritt für Schritt mit Ihnen gemeinsam und dem Starke-DMS®.
Aktuelles vom Starke-DMS®:
- Es gibt jetzt eine kostengünstige Lösung für E-Rechnung auch für KMU.
- Für Kunden steht die neue Version zur Verfügung.
So können Sie der Pflicht zur E-Rechnung ab 1.1.2025 nachkommen.
Für unsere Kunden vom Starke-DMS® steht die neue Version 2024.1 zu Verfügung.
Mit 4 Kernfunktionen im Starke-DMS®
Schritt 1
Digitaler Eingang von Rechnungen
Rechnungseingangsmanagement (REM)
Rechnungseingänge gehören zu einem der zentralen Unternehmensprozesse. Ab dem 1.1.2025 gilt zusätzlich die E-Rechnungspflicht. Damit ist das Rechnungseingangs-Management der wichtigste Vorgang bei Ihnen. Stempeln, kontrollieren und durchs ganze Haus fahren war gestern.
Stattdessen sollte es so gehen…
Rechnungen empfangen - Egal ob per Mail oder Post
Erleichtern Sie sich die Abbarbeitung der Rechnungen. Nach dem Sie Ihre Rechnungen erhalten haben (per Mail oder Post) werden sie gedruckt oder ausgepackt. Dann kommt erstmal der Stempel rauf. Dann wandert es in die Postmappe und Sie hoffen alles kommt möglichst zeitnah wieder zu Ihnen zurück.
Machen Sie es doch lieber so:
- Die Rechnung trifft ein: Wird von unserer Software geprüft. Auf Genauigkeit und Vollständigkeit
- Die Rechnung wird freigegeben und weitergeleitet.
- Jeder Schritt wird genau protokolliert.
Keine Rechnung geht verloren. Volle Transparenz für alle Beteiligten. Vor allem läuft alles viel schneller und flüssiger.
Keine Fristen verpassen & Skonto sicherstellen
Verpassen Sie auch manchmal Skonto, weil die Fristen schneller vergehen als der Kaffee auf dem Schreibtisch kalt wird? Mit der intelligenten Prozesssteuerung bleibt kein Rabatt oder Einsparungspotenzial mehr ungenutzt!
Jeder Lieferant bekommt seine eigene VIP-Behandlung mit maßgeschneiderten Fristen. Skonto ist nur der Anfang! Und keine Sorge, selbst wenn Mitarbeitenden im Urlaub sind, übernimmt automatisch ein Vertreter – keine Rechnung bleibt auf der Strecke!
Das alles wird im Starke-DMS® durch festgelegte Workflows gesteuert.
Zahlungen automatisieren & Rechnungen archivieren
Jetzt haben Sie schon 80% der Aufwände für den Rechnungseingang optimiert. Um das volle Potenzial zu heben, muss nun die Zahlungsprozess angestoßen werden. Auch das ist mit dem Starke-DMS® möglich.
Dank unserer Schnittstellen wird die Belegübergabe an Ihre Buchungssoftware voll oder teilautomatisiert. Was Ihnen lieber ist.
Neu: Starke-DMS® Mini für E-Rechnungen
Das Starke-DMS® Mini verarbeitet und archiviert alle Eingangsrechnungen auch E-Rechnungen. Die Verarbeitung erfolgt per Drag and Drop oder automatisiert. Wie genau das geht? Was das kostet und welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, erfahren Sie im Video.
Schritt 2
Digitales Vertragsmanagement
Vertragsverwaltung im DMS
Wer verliert schon gerne den Überblick über Verträge? Das Vergessen von Fristen gehört der Vergangenheit an. Mietverträge, Leasingvereinbarungen oder Arbeitsverträge – bei uns sind alle in guten Händen. Von Erfassung bis Archivierung, alles in einem Rutsch und alles im Blick.
Fristen korrekt Verwaltung
Richten Sie im Starke-DMS® Ihre individuellen Vertragsvorlagen, Eskalations- und Wiedervorlage-Workflows ein.
- Sichere Archivierung sensibler Vertragsdaten
- Leistungsstarke Suchfunktionen mit Volltextrecherche
- Lückenlose Kontrolle durch strukturierte Workflows
- Individuell angepasste Eskalations- und Wiedervorlageprozesse
- Umfassendes Berechtigungskonzept für gezielten Zugriffsschutz
- Anpassbare Vertragsvorlagen für individuelle Anforderungen
Vertragsunterzeichnung mit DocuSign
Vertragsunterschriften können gern zum Marathon werden? Mit DocuSign wird das zum Sprint. DocuSign ermöglicht digitale Abwicklung von Verträgen und spart Zeit sowie Kosten. Einfach, schnell und umweltfreundlich – Unterschriften ohne Medienbrüche!
Vertragsverwaltung auf einen Blick
- Vertragsverwaltung im Archiv
- sensible Daten sicher archiviert
- Suchfunktionen inkl. Volltextrecherche
- Kontrolle von A-Z durch strukturierte Workflows
- individuelle Eskalations- und Wiedervorlage-Workflows
- tiefgreifendes Berechtigungskonzept
- individuelle Vertragsvorlagen
Schritt 3
Posteingang und andere Dokumentenarten:
Akten, Dokumente und Belege.
Individuell und maßgeschneidert für Ihre Bedürfnisse! Keine Prozesse aufgezwungen, sondern ganz nach Ihren Wünschen gestaltet. Mit Workflows und Belegerkennung wird es für Sie möglich.
Postausgang mit SmartMail
Schluss mit dem Postamt-Marathon! Mit SmartMail senden Sie Ihre Post ganz einfach über einen Klick. Drucken, Kuvertieren, Frankieren? Das sind Vergangenheit. Unsere Integration mit dem E-POST Druckzentrum der Deutschen Post AG erledigt das für Sie. Ein Klick, und Ihre Post ist unterwegs!
Posteingang mit automatischer Belegerkennung
Treffen wiederkehrende Dokumente auf Ihre Routinen? Die automatische Belegerkennung beendet langwieriger Handarbeit. Unsere Lösung liest Dokumente automatisch aus, bietet OCR-Zeichenerkennung und erleichtert Ihre Abläufe deutlich.
E-Akte und andere Dokumentenarten
Sekundenschnelles Finden, Bearbeiten und Ordnen von Dokumenten? Check! Unser DMS macht's möglich. Stempel, Kommentare, Verknüpfungen – alles direkt im System! Nie wieder Papier hin- und herschieben! Zugriff von überall, für alle – so funktioniert effizientes Arbeiten heute!
Schritt 4
Schnittstellen und Systemintegration:
API für Ihre Digitalisierung
Unsere Lösung integriert sich nahtlos in deine bestehende Infrastruktur und Geschäftsprozesse. Keine nervigen Insellösungen mehr!
Dank unserer offenen Schnittstellen gleicht der Starke-DMS® Index Agent deine Daten softwareübergreifend ab und stellt sie für verschiedene ERP. HR oder Controllling-Anwendungen zur Verfügung. Voilà! Ein zentrales Informationstool entsteht.
Diamant Rechnungswesen
Das Starke-DMS® kann mit dem Diamant Rechnungswesen kommunizieren. So können das Rechnungs-Eingangs-Management bis hin Zahlungsvorgang automatisieren.
Sage HR Suite
Du kannst das Starke-DMS® mit der Sage HR Suite für dein Bewerbermanagement oder die Personalakten erweitern.
Schnittstellen Beratung
Gerne beraten wir dich näher zu den vielfältigen Möglichkeiten von Schnittstellen zu deinen Software-Produkten. Melde einfach.
Starke-DMS® Demo-Termin buchen.
Nutzen Sie die Gelegenheit für einen kostenfreien Austausch. Unser Kollege Jörn Bressem nimmt sich gern die Zeit für Ihre Fragen. Selbstverständlich zeigen wir Ihnen anhand von praktischen Geschäftsvorfällen wie unsere Top Kunden das DMS erfolgreich einsetzen.
Jörn Bressem - Leiter Vertrieb und Marketing
Checkliste Starke-DMS® E-Rechnung
Wir wollen nur sicher gehen, dass Sie darauf vorbereitet sind und die enormen Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen. Nutzen Sie hierfür unsere Checkliste. Anhand der Fragen können Sie feststellen, ob Ihr Rechnungseingangsmangement im Starke-DMS® für zum Thema E-Rechnungen korrekt eingestellt ist.
Sie müssen nie wieder einen Beleg abschreiben.
Doreen Laube | Teamleiterin Starke-DMS®
Implementierung und technische Unterstützung beim Starke-DMS® Update?
Bitte lesen Sie sich die Versionshinweise und Systemvoraussetzungen vor einem Update des Starke-DMS® durch. Dort sind wichtige Hinweise enthalten, die bei Nichtbeachtung zu Störungen im Betrieb führen können.
Zu den Versionshinweisen
Selbstverständlich können Sie auch direkt unsere Unterstützung für das Update anfordern.
