E-Rechnung erstellen / E-Rechnung PDF
E-Rechnung erstellen, schneller als Sie 'Steuerprüfung' sagen können.
Ab dem 01.01.2025 müssen fast alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen verwenden. Viele glauben fälschlicherweise, dass eine PDF-, Word- oder Excel-Datei per E-Mail als E-Rechnung gilt, doch das ist falsch. Der Gesetzgeber verlangt XML-Daten, die im Hintergrund angehängt sind und anders verarbeitet werden können.
2 grundsätzliche Fakten müssen Sie zu E-Rechnungen wissen.
Wichtig: Rechnungen in PDF-Format sind noch lange keine E-Rechnungen. Erfahren Sie was eine korrekte E-Rechnung ist und was es mit den Formaten PDF, ZUGFerd und X Rechnung auf sich hat.
Nicht vergessen: E-Rechnungen können mittlerweile fast alle Rechnungs-Tools. Aber nicht jede Software ist für Sie geeignet. Erfahren Sie mehr über die feinen aber wichtigen Unterschiede.
E-Rechnung Online erstellen
Online Rechnungen sind schnell erstellt. Aber sind das nun E-Rechnungen? Im folgenden Part lernen Sie die Unterschiede der Formate PDF-Rechnung, X-Rechnung und ZUGFeRD kennen.
Was ist eine PDF Rechnung?
Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist keine echte E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält versteckte XML-Daten, die eine automatisierte Verarbeitung durch andere Systeme ermöglichen. Dies spart Zeit und Kosten, indem z.B. ein ERP-System Rechnungen automatisch mit Lieferscheinen und Bestellungen vergleicht und den Zahlungsverkehr anstoßen kann.
So gesehen ist die PDF Rechnung nur ein Bild einer Papierrechnung. Aber keine echte E-Rechnung.
Was ist das besondere an der X-Rechnung?
Die X-Rechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor, entwickelt nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Seit November 2020 ist sie in Deutschland für Bundesbehörden verpflichtend. Rechnungen an Bundesbehörden müssen im Format X-Rechnung gestellt werden.
Ihr besonderes Merkmal sind strukturierte XML-Daten, die eine automatisierte Verarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen ermöglichen. Die hohe Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der X-Rechnung minimiert Fehler. Zudem können verschiedene Anhänge wie Lieferscheine integriert werden, was die Vollständigkeit der Rechnungsinformationen verbessert.
X-Rechnungen bestehen eigentlich nur aus dem XML-Code. Damit Sie wie gewohnt als PDF angezeigt werden können, braucht es einen separaten Rechnungsviewer. Dieser wandelt den XML-Code in das für Sie gewohnte Bild einer Rechnung um.
Was ist das besondere an der ZUGFeRD Rechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF/A-3 Datei und maschinenlesbare XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht sowohl die manuelle Prüfung als auch die automatische Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Die XML-Daten erlauben eine nahtlose elektronische Verarbeitung, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden.
ZUGFeRD entspricht den gesetzlichen Anforderungen und bietet Sicherheitsvorteile durch den Schutz der Datenintegrität. Es erleichtert den Rechnungsprozess für beide Seiten, indem es einen standardisierten, leicht implementierbaren Rahmen bereitstellt.
E-Rechnung: Sind Sie darauf vorbereitet?
Oder droht Chaos? Setzen Sie diese wichtigen Änderungen um. Die Zeit tickt.
Informieren Sie sich in der 9-seitigen Infobroschüre und planen dann Ihren nächsten Schritt.
5 Anbieter für E-Rechnungen, die Sie kennen sollten.
Es ist relativ einfach, eine passende Software für E-Rechnungen zu finden. Es gibt viele Anbieter, die sich auf verschiedene Bedürfnisse und Unternehmensgrößen spezialisiert haben. Hier sind einige bekannte Anbieter:
Lexware
Geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen. Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 10 Mitarbeitern nutzt Lexware für einfache Rechnungsstellung und Buchhaltung.
- Beschreibung: Bietet umfassende Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen, inklusive E-Rechnungen.
- Besondere Funktionen: Integration mit anderen Lexware-Produkten, einfache Bedienung, gesetzeskonforme E-Rechnungen.
Datev
Ideal für Steuerberater und mittelständische Unternehmen. Beispiel: Eine Steuerberatungskanzlei nutzt Datev für die umfassende Verwaltung der Mandantenbuchhaltung.
- Beschreibung: Weit verbreitet unter Steuerberatern und mittelständischen Unternehmen.
- Besondere Funktionen: Tiefe Integration in Buchhaltung und Steuerberatung, hohe Sicherheit und Zuverlässigkeit.
SAP
Passend für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Beispiel: Ein multinationaler Konzern nutzt SAP für seine globalen Finanz- und Rechnungswesensprozesse.
- Beschreibung: Bietet umfangreiche ERP-Lösungen für große Unternehmen, inklusive Funktionen für E-Rechnungen.
- Besondere Funktionen: Integration in umfangreiche Unternehmenssoftware, Skalierbarkeit, umfassende Funktionalitäten.
Billentis
Berater und Softwareanbieter für maßgeschneiderte Lösungen. Beispiel: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen beauftragt Billentis zur Optimierung und Implementierung eines E-Rechnungssystems.
- Beschreibung: Berater und Softwareanbieter mit Fokus auf E-Rechnungen und Prozessoptimierung.
- Besondere Funktionen: Beratung und Implementierung von E-Rechnungs-Lösungen, umfassende Marktkenntnis.
easybill
Für kleine Unternehmen, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen. Beispiel: Ein kleines E-Commerce-Unternehmen nutzt easybill für die Rechnungsstellung und Verwaltung seiner Online-Verkäufe.
- Beschreibung: Cloud-basierte Rechnungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt.
- Besondere Funktionen: Einfache Bedienung, gute Preis-Leistungs-Verhältnis, mobile Apps.
Die passende E-Rechnung auswählen.
Bevor Sie sich jetzt ins fröhliche testen der 5 Tools stürzen, gibt es hier noch eine Orientierung. Die folgenden Punkte geben eine gute Übersicht, worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Tools achten müssen.
Unternehmensgröße
Achten Sie darauf, dass die Software die Bedürfnisse und das Volumen Ihres Unternehmens abdeckt.
Beispiel: Ein kleines Einzelunternehmen mit 5 Mitarbeitern könnte Lexoffice wählen, da es für kleinere Unternehmen konzipiert ist und einfache, leicht verständliche Funktionen bietet. Ein großes Unternehmen mit 500 Mitarbeitern hingegen könnte SAP wählen, da es skalierbar ist und umfangreiche Funktionen bietet, die für größere Unternehmensstrukturen notwendig sind.
Integration
Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren bestehenden Systemen (z.B. DMS, ERP, CRM) kompatibel ist.
Beispiel: Wenn Sie bereits die Buchhaltungssoftware Datev nutzen, könnte die E-Rechnungssoftware von Datev ideal sein, da sie nahtlos in die bestehende Buchhaltungsumgebung integriert werden kann. Dies erleichtert die Datenübertragung und minimiert Fehler.
Gesetzeskonformität
Überprüfen Sie, ob die Software alle relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Beispiel: In Deutschland müssen E-Rechnungen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Lexware und SAP bieten Lösungen, die sicherstellen, dass die E-Rechnungen gesetzeskonform sind und alle notwendigen Datenformate wie ZUGFeRD oder X-Rechnung unterstützen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Software sollte einfach zu bedienen sein und eine intuitive Benutzeroberfläche bieten.
Beispiel: Ein kleines Unternehmen ohne IT-Abteilung könnte sich für easybill entscheiden, weil es eine sehr intuitive Benutzeroberfläche bietet, die ohne spezielle Schulungen bedient werden kann. Dies erleichtert den Einstieg und spart Zeit bei der Einarbeitung.
Kosten
Vergleichen Sie die Preise und prüfen Sie, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.
Beispiel: Ein Start-up mit begrenztem Budget könnte sich für eine kostengünstige Lösung wie Lexoffice entscheiden, das ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und keine hohen Anfangsinvestitionen erfordert. Ein etabliertes Unternehmen mit mehr Budget könnte sich für die umfassenderen, aber teureren Lösungen von SAP entscheiden.
Support und Service
Achten Sie auf den Kundenservice und die Unterstützung, die der Anbieter bietet.
Beispiel: Ein Unternehmen, das viel Wert auf schnellen und zuverlässigen Support legt, könnte sich für Datev entscheiden, da dieser Anbieter bekannt für seinen exzellenten Kundenservice und seine umfassende Unterstützung bei Implementierungsfragen ist. Dies ist besonders wichtig, wenn technische Probleme auftreten und schnelle Lösungen benötigt werden.
Jörn Bressem - Präsentiert die E-Rechnung im Webinar
Datum: 08.08.2024
Zeit: 10-11 Uhr
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Wir zeigen die Umstellung für folgende Situationen:
- Sie haben ein führendes System zur Rechnungserstellung.
- Sie nutzen ein ERP, haben aber kein DMS.
- Sie haben kein ERP, aber ein DMS.
