E-Rechnung erstellen und verarbeiten: XRechnung & ZUGFeRD fuer Unternehmen
Seit 2025 muessen Unternehmen E-Rechnungen empfangen koennen. Mit Starke-DMS® bereiten Sie Ihre Rechnungsprozesse so vor, dass E-Rechnungen strukturiert eingehen, lesbar werden, geprueft, freigegeben und nachvollziehbar archiviert werden koennen..
Erst die Grundlagen klären und dann den eigenen Prozess einordnen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronisch verarbeitet werden kann. Bekannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und im weiteren Prozess digital nutzbar sind.
Kurz gesagt
Die E-Rechnung ist nicht nur ein neues Format. Sie betrifft den gesamten Rechnungsprozess: Eingang, Lesbarkeit, Pruefung, Freigabe, Uebergabe und Archivierung.
Der nächste Schritt ist die Frage, wie E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen erstellt, empfangen und weiterverarbeitet werden.
Vom Dateiformat zum Rechnungsprozess
Viele Buchhaltungen arbeiten noch mit PDF-Rechnungen, E-Mail-Weiterleitungen, manuellen Freigaben und verteilten Ablagen. Mit XRechnung und ZUGFeRD kommen strukturierte Daten hinzu, die technisch verarbeitet werden können, organisatorisch aber sauber eingebunden werden müssen.
- Eingang: E-Rechnungen zentral aufnehmen, statt sie in einzelnen Postfaechern zu verteilen.
- Auslesen - Relevante Daten aus XRechnung oder ZUGFeRD fuer die Bearbeitung nutzbar machen
- Pruefung - Rechnungen sachlich und fachlich nachvollziehbar prüfen.
- Freigabe - Freigaben digital steuern und Bearbeitungsstaende sichtbar machen.
- Ablage - Rechnungen geordnet ablegen und bei Bedarf schnell wiederfinden.
Wenn diese Schritte heute noch verteilt oder manuell laufen, lohnt sich ein Blick auf die Prozessautomatisierung.
Checkliste: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
Pruefen Sie, ob Ihr Unternehmen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch sinnvoll verarbeiten kann.
- Zentraler Rechnungseingang ist definiert.
- XRechnung und ZUGFeRD können gelesen werden.
- Prüf- und Freigabewege sind geklärt.
- Übergabe an Finanzbuchhaltung oder Drittsysteme ist vorbereitet.
- Ablage und Wiederauffindbarkeit sind geregelt.
E-Rechnung mit Starke-DMS® automatisieren
Starke-DMS® unterstuetzt Unternehmen dabei, E-Rechnungen in einen strukturierten Rechnungseingangsprozess einzubinden.
E-Rechnungen koennen zentral eingehen, relevante Daten aus XRechnung oder ZUGFeRD werden ausgelesen und fuer die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Anschliessend lassen sich Pruef- und Freigabeprozesse digital steuern, bevor die Daten an Finanzbuchhaltung oder angebundene Systeme uebergeben werden.
Rechnungseingang demonstrieren lassen
Prozess statt Inselloesung: So entsteht aus der E-Rechnungspflicht kein isoliertes Technikthema, sondern ein klarer digitaler Rechnungsprozess.
Wo entsteht bei Ihnen der groesste Hebel?
Ob Eingang, Freigabe, Uebergabe oder Ablage: In einer kurzen Einordnung wird sichtbar, welcher Teil Ihres Rechnungsprozesses zuerst optimiert werden sollte.
Was Unternehmen dadurch gewinnen
Weniger manuelles Erfassen von Rechnungsdaten
Zentraler Eingang für Rechnungen
Transparente Prüfung und Freigabe
Bessere Nachvollziehbarkeit im Rechnungsprozess
Strukturierte Übergabe an Finanzbuchhaltung oder Drittsysteme
Geordnete Ablage und schnellere Wiederauffindbarkeit
FAQ zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronisch verarbeitet werden kann. Bekannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung.
Muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Kontext zu empfangen. Details und Ausnahmen sollten steuerlich geprüft werden.
Ab wann muessen Unternehmen E-Rechnungen erstellen?
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Nach aktuellem Stand greifen die Pflichten stufenweise bis 2027 bzw. 2028, abhängig unter anderem vom Umsatz und Anwendungsfall. Vor Veröffentlichung sollten die aktuellen BMF-Informationen geprüft werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Beide Formate können für E-Rechnungen relevant sein.
Kann Starke-DMS® E-Rechnungen automatisch verarbeiten?
Starke-DMS® kann E-Rechnungen in digitale Rechnungseingangsprozesse einbinden: Eingang, Auslesen, Prüfung, Freigabe, Übergabe und Ablage. Welche Automatisierung sinnvoll ist, hängt von Ihren Prozessen und Systemen ab.
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