E-Rechnung erstellen / E-Rechnung PDF
E-Rechnung erstellen, schneller als Sie 'Steuerprüfung' sagen können.
E-Rechnung Whitepaper ist aufgeklappt
2 grundsätzliche Fakten müssen Sie zu E-Rechnungen wissen.
Wichtig: Ab dem 01.01.2025 müssen fast alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen verwenden. Viele glauben fälschlicherweise, dass eine PDF - erstellt aus Word- oder Excel - per E-Mail als E-Rechnung gilt. Doch das ist falsch. Der Gesetzgeber verlangt XML-Daten, die im Hintergrund angehängt sind und anders verarbeitet werden können.
Nicht vergessen: E-Rechnungen können mittlerweile fast alle Rechnungs-Tools. Aber nicht jede Software ist für Sie geeignet. Erfahren Sie mehr über die feinen aber wichtigen Unterschiede.
Das wichtigste zuerst:
Rechnungen aus Word & Excel sind verboten.
Jede Ihrer Rechnungen muss unveränderbar sein und für 10 Jahre aufbewahrt werden (GoBD). Das kann weder Microsoft Word noch Excel. Es sei denn Sie benutzen ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS).
ZUGFeRD Rechnung aus Word o. Excel erstellen?
Ja, es ist möglich, eine ZUGFeRD-Rechnung aus Excel zu erstellen, aber es erfordert einige zusätzliche Schritte und Werkzeuge. Deshalb wird es von uns nicht empfohlen. Denn der Aufwand ist sehr hoch.
So ist der Prozess:
- Excel-Datei vorbereiten: Erstellen Sie Ihre Rechnung in Excel.
- Speichern als PDF: Datei -> Speichern unter -> PDF auswählen.
- XML-Datei erstellen: Hier ist ein einfaches Beispiel für eine XML-Datei im ZUGFeRD-Format:
- Zusammenführen von PDF und XML: Verwenden Sie ein Tool wie iText, um das XML in das PDF einzubetten.
Es gibt auch spezialisierte Software und Dienstleister, die diesen Prozess für Sie automatisieren können. Hier geht es zu einer Übersicht der Anbieter..
E-Rechnung mit Word o. Excel erstellen?
Ja, Sie können eine E-Rechnung mit Excel erstellen, allerdings hängt die genaue Vorgehensweise vom spezifischen Format und den Anforderungen ab, die an die E-Rechnung gestellt werden. Deshalb empfehlen wir Ihnen eine E-Rechnung taugliche Software zu nutzen.
E-Rechnungen können verschiedene Standards haben, wie zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung. Hier ist eine allgemeine Anleitung, wie Sie eine E-Rechnung mit Excel erstellen können:
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Vorbereiten der Rechnung in Excel: Erstellen Sie Ihre Rechnung in Excel und füllen Sie alle erforderlichen Felder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundendaten, Rechnungspositionen, Beträge usw. aus.
- Speichern als PDF (falls visuelle Darstellung benötigt wird): Gehen Sie zu Datei -> Speichern unter und wählen Sie das Format PDF. Dies wird die visuelle Darstellung Ihrer Rechnung sein.
- XML-Daten generieren: Erstellen Sie die XML-Daten, die die strukturierte Rechnung im gewünschten Format (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) enthalten. Dafür können Sie entweder ein spezielles Tool oder eine Vorlage verwenden.
- Zusammenfügen von PDF und XML: Falls Ihre E-Rechnung sowohl eine visuelle als auch eine maschinenlesbare Komponente enthalten soll (wie bei ZUGFeRD), müssen Sie die XML-Datei in das PDF einbetten. Dies kann mit Tools wie iText oder PDFBox geschehen.
Fazit
Mit den richtigen Werkzeugen und etwas technischem Wissen können Sie durchaus eine E-Rechnung mit Excel erstellen. Für eine höhere Effizienz und weniger Fehleranfälligkeit empfehlen sich jedoch spezialisierte Tools und Softwarelösungen.
E-Rechnung Online erstellen
Mit unserer Anleitung möchten wir, dass Sie einen sicheren Rechnungsausgang sowie Rechnungseingang haben. Sie können sich gern jederzeit zu den einzelnen Schritten bei uns melden.
Falls Sie schneller starten wollen oder gern ein paar der Schritte aus der Anleitung sparen wollen, empfehlen wir eine passende E-Rechnungssoftware. Dazu haben wir die Top 7 Anbieter einmal zusammen gestellt.
Für den Fall, dass Sie schon eine Software nutzen, empfehlen wir Ihnen unsere Checkliste. Damit können Sie ihre aktuell Software prüfen, ob diese wirklich alle Anforderungen an E-Rechnungen erfüllt.
Schritt für Schritt Anleitung zur Erstellung einer E-Rechnung
Schritt 1: Rechnungssoftware auswählen
- Funktion: Wählen Sie eine geeignete E-Rechnungssoftware, die den gesetzlichen Anforderungen (z.B. ZUGFeRD, X-Rechnung) entspricht.
- Tipp: Achten Sie darauf, dass die Software Ihre Bedürfnisse abdeckt, ob es um die Erstellung einzelner Rechnungen oder die Integration in ein ERP-System geht.
- Was ist eine PDF Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist lediglich eine digitale Abbildung einer Papierrechnung und keine echte E-Rechnung. Echte E-Rechnungen enthalten zusätzlich XML-Daten, die eine automatisierte Verarbeitung in Systemen ermöglichen. - Was ist das besondere an der X-Rechnung?
Die X-Rechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und seit 2020 in Deutschland für Bundesbehörden verpflichtend ist. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung in ERP-Systemen, erfordert jedoch einen separaten Rechnungsviewer, um sie im gewohnten PDF-Format anzuzeigen. - Was ist das besondere an der ZUGFeRD Rechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert und so sowohl manuelle Prüfung als auch automatische Verarbeitung in ERP-Systemen ermöglicht. Es erfüllt gesetzliche Anforderungen, schützt die Datenintegrität und vereinfacht den Rechnungsprozess durch einen standardisierten Rahmen.
Schritt 2: Rechnungsinformationen sammeln
- Funktion: Sammeln Sie alle relevanten Daten, die für die E-Rechnung erforderlich sind:
- Rechnungsempfänger: Name, Anschrift und ggf. Steuernummer des Kunden.
- Leistungs- oder Lieferdatum: Zeitpunkt der erbrachten Leistung oder Lieferung.
- Rechnungsbetrag: Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Steuern.
- Leistungsbeschreibung: Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Waren.
- Zahlungsbedingungen: Frist und Bankverbindung für die Zahlung.
Schritt 3: E-Rechnung im richtigen Format erstellen
- Funktion: Erstellen Sie die Rechnung in einem elektronischen Format (z.B. ZUGFeRD oder X-Rechnung).
- Bei ZUGFeRD wird eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten erstellt.
- Bei der X-Rechnung werden strukturierte XML-Daten genutzt.
- Tipp: Die Software übernimmt die Formatierung, aber Sie müssen sicherstellen, dass die Software gesetzeskonforme E-Rechnungen erzeugt.
Schritt 4: Rechnungsdaten überprüfen und validieren
- Funktion: Überprüfen Sie die Richtigkeit der eingegebenen Daten und nutzen Sie die Validierungsfunktion der Software, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist.
- Tipp: Achten Sie besonders auf die Einhaltung der gesetzlich geforderten Pflichtfelder.
Schritt 5: Elektronische Signatur hinzufügen (Empfehlung)
- Funktion: Falls erforderlich, fügen Sie eine elektronische Signatur hinzu, um die Echtheit und Integrität der Rechnung zu gewährleisten.
- Tipp: In vielen Fällen ist dies optional, aber bei bestimmten Kunden oder für rechtliche Sicherheit kann es notwendig sein.
Schritt 6: Rechnung versenden
- Funktion: Senden Sie die E-Rechnung über den gewünschten Kanal (z.B. per E-Mail, über EDI, oder über das Peppol-Netzwerk).
- Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Übertragungsweg wählen, der von Ihrem Kunden akzeptiert wird.
Schritt 7: Rechnung archivieren
- Funktion: Archivieren Sie die E-Rechnung revisionssicher in einem digitalen Archiv. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre.
- Tipp: Nutzen Sie ein System, das eine einfache Suche und einen schnellen Abruf der archivierten Rechnungen ermöglicht.
Schritt 8: Zahlung überwachen
- Funktion: Überwachen Sie den Zahlungseingang und verwalten Sie gegebenenfalls Mahnungen über die Rechnungssoftware.
- Tipp: Automatisieren Sie den Mahnprozess, um offene Forderungen rechtzeitig einzutreiben.
Sie müssen nie wieder einen Beleg abschreiben.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen verarbeiten können. Dabei stellt der reine Empfang von E-Rechnungen kein Problem dar. Vielmehr die Verarbeitung der mitgelieferten XML-Daten. Mitunter kann Ihre Software z.B. diese Daten nicht wie gewohnt anzeigen.
Wir möchten, dass die Umstellung auf E-Rechnung für Sie reibungslos verläuft. Und vor allem nachhaltig ist. Sprich Sie wirklich weniger Zeit mit dem Rechnungsmanagement verbringen.
Deshalb hat unser Kollege Jörn Bressem nochmal eine gute Zusammenfassung für Sie erstellt.
7 Anbieter für E-Rechnungen, die Sie kennen sollten.
Es ist relativ einfach, eine passende Software für E-Rechnungen zu finden. Es gibt viele Anbieter, die sich auf verschiedene Bedürfnisse und Unternehmensgrößen spezialisiert haben. Hier sind einige bekannte Anbieter:
Starke-DMS®
Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ist das Starke-DMS® bestens geeignet. Es ist sowohl als Cloud sowie Serverlösung erhältlich. Es bietet darüber hinaus weitere Vorteile für das Rechnungsausgangsmanagement sowie das Rechnungseingangsmanagement.
- Beschreibung: Cloud- & Server Dokumentenmanagement mit Workflows für Rechnungsausgang sowie eingang.
- Besondere Funktionen: KI Belegerkennung und Workflows für alle Dokumentenarten.
Mesonic ERP
Mesonic WinLine bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine durchdachte Komplettlösung. Gerade im hektischen Alltag von KMUs, der von komplexen Abläufen geprägt ist, braucht es eine Software, die das Rechnungswesen, Kundenmanagement und die Warenwirtschaft einfach und effizient unterstützt.
- Beschreibung: Komplette Business Software für KMU und Mittelstand mit CRM, ERP, WaWi und FiBu.
- Besondere Funktionen: E-Billling für automatisieren Rechnungslauf.
SAP
Passend für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Beispiel: Ein multinationaler Konzern nutzt SAP für seine globalen Finanz- und Rechnungswesensprozesse.
- Beschreibung: Bietet umfangreiche ERP-Lösungen für große Unternehmen, inklusive Funktionen für E-Rechnungen.
- Besondere Funktionen: Integration in umfangreiche Unternehmenssoftware, Skalierbarkeit, umfassende Funktionalitäten.
Billentis
Berater und Softwareanbieter für maßgeschneiderte Lösungen. Beispiel: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen beauftragt Billentis zur Optimierung und Implementierung eines E-Rechnungssystems.
- Beschreibung: Berater und Softwareanbieter mit Fokus auf E-Rechnungen und Prozessoptimierung.
- Besondere Funktionen: Beratung und Implementierung von E-Rechnungs-Lösungen, umfassende Marktkenntnis.
easybill
Für kleine Unternehmen, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen. Beispiel: Ein kleines E-Commerce-Unternehmen nutzt easybill für die Rechnungsstellung und Verwaltung seiner Online-Verkäufe.
- Beschreibung: Cloud-basierte Rechnungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt.
- Besondere Funktionen: Einfache Bedienung, gute Preis-Leistungs-Verhältnis, mobile Apps.
Starke-DMS®
Geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen. Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 10 Mitarbeitern nutzt Lexware für einfache Rechnungsstellung und Buchhaltung.
- Beschreibung: Bietet umfassende Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen, inklusive E-Rechnungen
- Besondere Funktionen: Integration mit anderen Lexware-Produkten, einfache Bedienung, gesetzeskonforme E-Rechnungen.
Datev
Ideal für Steuerberater und mittelständische Unternehmen. Beispiel: Eine Steuerberatungskanzlei nutzt Datev für die umfassende Verwaltung der Mandantenbuchhaltung.
- Beschreibung: Weit verbreitet unter Steuerberatern und mittelständischen Unternehmen.
- Besondere Funktionen: Tiefe Integration in Buchhaltung und Steuerberatung, hohe Sicherheit und Zuverlässigkeit.
Die passende E-Rechnung auswählen.
Bevor Sie sich jetzt ins fröhliche testen der 7 Tools stürzen, gibt es hier noch eine Orientierung. Die folgenden Punkte geben eine gute Übersicht, worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Tools achten müssen.
Unternehmensgröße
Achten Sie darauf, dass die Software die Bedürfnisse und das Volumen Ihres Unternehmens abdeckt.
Beispiel: Ein kleines Einzelunternehmen mit 5 Mitarbeitern könnte Lexoffice wählen, da es für kleinere Unternehmen konzipiert ist und einfache, leicht verständliche Funktionen bietet. Ein großes Unternehmen mit 500 Mitarbeitern hingegen könnte SAP wählen, da es skalierbar ist und umfangreiche Funktionen bietet, die für größere Unternehmensstrukturen notwendig sind.
Integration
Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren bestehenden Systemen (z.B. DMS, ERP, CRM) kompatibel ist.
Beispiel: Wenn Sie bereits die Buchhaltungssoftware Datev nutzen, könnte die E-Rechnungssoftware von Datev ideal sein, da sie nahtlos in die bestehende Buchhaltungsumgebung integriert werden kann. Dies erleichtert die Datenübertragung und minimiert Fehler.
Gesetzeskonformität
Überprüfen Sie, ob die Software alle relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Beispiel: In Deutschland müssen E-Rechnungen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Lexware und SAP bieten Lösungen, die sicherstellen, dass die E-Rechnungen gesetzeskonform sind und alle notwendigen Datenformate wie ZUGFeRD oder X-Rechnung unterstützen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Software sollte einfach zu bedienen sein und eine intuitive Benutzeroberfläche bieten.
Beispiel: Ein kleines Unternehmen ohne IT-Abteilung könnte sich für easybill entscheiden, weil es eine sehr intuitive Benutzeroberfläche bietet, die ohne spezielle Schulungen bedient werden kann. Dies erleichtert den Einstieg und spart Zeit bei der Einarbeitung.
Kosten
Vergleichen Sie die Preise und prüfen Sie, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.
Beispiel: Ein Start-up mit begrenztem Budget könnte sich für eine kostengünstige Lösung wie Lexoffice entscheiden, das ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und keine hohen Anfangsinvestitionen erfordert. Ein etabliertes Unternehmen mit mehr Budget könnte sich für die umfassenderen, aber teureren Lösungen von SAP entscheiden.
Support und Service
Achten Sie auf den Kundenservice und die Unterstützung, die der Anbieter bietet.
Beispiel: Ein Unternehmen, das viel Wert auf schnellen und zuverlässigen Support legt, könnte sich für Datev entscheiden, da dieser Anbieter bekannt für seinen exzellenten Kundenservice und seine umfassende Unterstützung bei Implementierungsfragen ist. Dies ist besonders wichtig, wenn technische Probleme auftreten und schnelle Lösungen benötigt werden.
Checklistes für Ihre E-Rechnung Software
Anhand verschiedener Praxisbeispiele geben wir Ihnen eine Checkliste für Ihre E-Rechnungssoftware an die Hand. Sie können mit der Checkliste Ihre eigenen Software auf den vollständigen Funktionsumfang prüfen. Oder Sie nutzen es als Anforderungsliste für die Suche einer neuen Software.
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E-Rechnung mit Starke-DMS® Beratung anfordern
Sie wünschen eine direkte Präsentation? Oder haben Fragen die es kurz zu klären gilt? Dann nutzen Sie das Formlar. Herr Bressem wird sich umgehend bei Ihnen melden. Andernfalls können Sie auch direkt anrufen.
Jörn Bressem zeigt Ihnen gern, wie unsere Top Kunden das DMS praktisch und erfolgreich einsetzen.
Jörn Bressem - Leiter Vertrieb und Marketing
Infobroschüre E-Rechnung: Sind Sie darauf vorbereitet?
Oder droht Chaos? Setzen Sie diese wichtigen Änderungen um. Die Zeit tickt. Informieren Sie sich in der 9-seitigen Infobroschüre und planen dann Ihren nächsten Schritt.
Die Infobrochüre beantwortet folgende Fragen:
- Wann tritt E-Rechnung in Kraft?
- Sind die davon betroffen?
- Was müssen bei der Umstellung beachten?
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