So geht papierloses Arbeiten. Starke-DMS®
Lassen Sie uns Ihre papierbasierten Prozesse in eine schnelle Autobahn verwandeln. Sie fahren mit dem Starke-DMS® ungebremst Richtung profitabler Zukunft für ihr Unternehmen.
Die Funktionen im System werden persönlich an Ihre Wünsche angepasst.
Jeder Mitarbeitende gewinnt Zeit. Stecken Sie die gewonnene Zeit dann in Arbeit, die allen Geld bringt.
Digital archivieren, verwalten und steuern mit dem Starke-DMS®
Roden Sie Ihren analogen Dokumenten Dschungel.
Verwalten, archivieren und steuern Sie Ihre Dokumente mit dem Starke-DMS®. Kein Prozess wird Ihnen aufgezwungen - unser Team von Consultants richtet das DMS individuell nach Ihren Wünschen ein.
Keine unnötigen Papierstapel mehr. Dafür mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und eine flexible Arbeitsweise. Lassen Sie das DMS die Zuordnung von Rechnungen übernehmen und befreien Sie sich von zeitraubenden manuellen Prozessen.
Über 76% unserer Kunden amortisieren das DMS bereits im ersten Jahr. Steigen Sie jetzt in den digitalen Dschungel ein!
Alle Workflows auf einen Blick im Starke-DMS® Web-Client
Die Dokumentenansicht im Web-Client des Starke-DMS®
Die Dokumentenansicht in der Desktop-Anwendung des Starke-DMS®
So läuft Digitales Dokumentenmanagement:
Wichtige Funktionen im Starke-DMS®
Holen Sie sämtliche Vorteile zu Ihrer bisherigen Dokumentenverwaltung ins Haus. Ihre Mitarbeitenden profitieren von einem vereinfachten Arbeitsalltag. Einfaches Ablegen, schnelles Finden und sinnvolle Prozessoptimierung.
Mit DMS lösen Sie viele tägliche Aufgaben anders. Aber dafür sehr viel schneller.
Eingangsrechnungen verarbeiten
Mit Starke-DMS© verarbeiten und prüfen Sie Ihre Eingangsrechnungen schnell und unkompliziert. Alle Arbeitsschritte bis zur Freigabe der Rechnungen können bei Bedarf vollautomatisiert und digitalisiert stattfinden.
Eingangsrechnungen - egal ob Sie diese per E-Mail oder Post erhalten haben - werden im ersten Schritt voll digital erfasst und mit Eingangsstempeln versehen. Die Rechnungen werden ohne Ihr zutun ausgelesen, klassifiziert und archiviert.
Das DMS denkt dabei für Sie mit: Die automatisierte Prozesssteuerung weist den jeweils zuständigen Personen den notwendigen Rechnungsvorgang zu. Bearbeitungen und Zahlungen können so schnell und fristgerecht geleistet werden. Sollte ein zuständiger Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin abwesend sein, wird der Bearbeitungsprozess automatisch an die Vertretung weitergeleitet.
Alle Prozesse im Rahmen der Rechnungsverarbeitung können vollautomatisiert ablaufen - bis zur Übergabe in Ihre Buchhaltungssoftware und Verbuchung.
Wir konfigurieren Ihren digitalen Eingangsrechnungsprozess nach Ihren Wünschen und Sie profitieren von allen Funktionen:
- Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten
- kurze Durchlaufzeiten
- fristgerechte Bearbeitung und Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung
- sowie direkte Verbuchung.
Belegerkennung
Bei Standardisierten Arbeitsprozessen werden viele Dokumente wiederkehrend, ganz unterschiedlich weiterverarbeitet. Die Starke-DMS® Belegerkennung liest diese Dokumente automatisch aus und stellt die daraus ermittelten Daten für Ihren weiteren Ablauf im Unternehmen zur Verfügung (z.B. Ihre Finanzbuchhaltung).
OCR-Zeichenerkennung ermöglicht eine schnelle Suche an vordefinierten Stellen im gescannten Dokument sowie die Umwandlung in ein maschinenlesbares Format.
Profitieren Sie dank der automatischen Belegerfassung von deutlicher Entlastung und Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten.
DIAMANT-Integration
Starke-DMS® und Diamant sind ein starkes Team. Ergänzen Sie den Rechnungsprozess Ihrer Diamant-Software sinnvoll.
Starke-DMS® ist Diamant Integrations-Partner, durch den Einsatz beider Software-Lösungen digitalisieren Sie Ihren gesamten Rechnungseingangsprozess vom Erfassen der Rechnung, der Prüfung und Freigabe bis hin zur rechtsicheren Archivierung.
Profitieren Sie von der automatischen Übertragung digitalisierter Rechnungsdaten (bspw. Kreditor Name und Nummer, Datum, Rechnungswert usw.) vom Starke-DMS® an das Diamant Rechnungswesen. Oder der Möglichkeit aus dem Diamant Belege im Starke-DMS® aufzurufen.
Starke-DMS® und Diamant integrieren Ihren Rechnungseingang vollständig und Sie können Eingangsrechnungen ortsunabhängig und unkompliziert genehmigen und revisionssicher archivieren. Zusätzlich werden wichtige Informationen aus der Finanzbuchhaltung am Beleg angezeigt - wie Finanzbuchhalterischer Status, Buchungstext, bebuchte Kostenstellen und Kostenträger sowie Zahlungsvorschläge. Im Ergebnis sehen Sie im DMS immer die wichtigsten Finanzbuchhalterischen Informationen. Sie haben stets vollen Einblick in Ihre Finanzen und profitieren von der Erfüllung aller GoBD-Anforderungen. Nie war Ihr Prozess effizienter.
Die Starke Integration nutzt bereits die aktuelle Diamant WebService Schnittstelle, so arbeiten Sie nahtlos mit beiden Softwarelösungen.
Prozessoptimierung durch intelligente Prozesssteuerung.
Workflow können Sie alle Unternehmensprozesse darstellen und optimieren. Das übernehmen wir für Sie oder Sie nehmen die Administration ohne Programmierkenntnisse in die eigene Hand und nutzen so Ihr DMS noch unabhängiger. Anhand Ihres persönlichen Workflows werden alle digitalen Unterlagen automatisch zugeordnet und verteilt. Alle Aufgaben werden fristgerecht abgearbeitet. Kontrollierende Arbeitskräften profitieren besonders vom Starke-DMS® Workflow: sie werden durch Statusmeldungen per E-Mail auf dem Laufenden gehalten.
SMARTMAIL | Digitaler Postausgang
Mit Starke-DMS® SmartMail müssen Sie nie wieder zur Post gehen und sparen so viel Zeit und Arbeitsaufwand.
Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Abschicken gehören nun der Vergangenheit an. Durch die Integration geben Sie diese Aufgaben an das E-POST Druckzentrum der Deutschen Post AG ab. Post versenden Sie so in Zukunft über einen Mausklick.
Die Integration der zertifizierten E-Post Schnittstelle verhilft Ihnen dabei nicht nur viel wertvolle Arbeitszeit einzusparen, sondern Sie sparen auch Materialkosten und versenden Ihre Post schneller, sicherer und kostengünstiger.
E-Akte
Bei Ihnen stapeln sich die Akten im Büro, Keller oder Lager? Das muss nicht sein. Bilden Sie Ihre Akten digital ab und finden Sie alle Unterlagen immer sekundenschnell.
Mit dem DMS finden Sie Ihre Unterlagen stets schnell und problemlos, dank der Verschlagwortung und Volltextsuche.
Legen Sie Dokumente unkompliziert digital ab: Eindeutige Schlüssel (z.B. Produktnummern, Kundennummern,…) ordnen die neuen Unterlagen automatisch der richtigen Akte zu. Bearbeiten Sie die Dokumente direkt in Ihrem neuen DMS: Egal, ob Sie Stempel, Kommentare, Markierungen und Verknüpfungen erstellen wollen.
Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben Zugriff auf die Akten, die sie benötigen. So muss kein Papier mehr hin- und hergeschoben und auch die Arbeit im Homeoffice oder unterwegs funktioniert rechtssicher und einfach.
Greifen Sie auf alle Ihre E-Akten zentral, gleichzeitig und strukturiert zu. Akten erstellen Sie in Zukunft nur einmal, den Rest übernimmt das DMS.
Vertragsverwaltung
Mit der Vertragsverwaltung sorgen Sie für Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen
Verwalten Sie Ihre Verträge digital im TÜV-zertifizierten Archiv und archivieren Sie auch sensible Daten sicher. Finden Sie die benötigten Unterlagen sekundenschnell, dank der Suchfunktionen inkl. Volltextrecherche. Strukturierte Workflows ermöglichen Ihnen volle Kontrolle von A-Z. Darüber hinaus revolutionieren Sie Ihre Prozesse durch individuelle Eskalations- und Wiedervorlage-Workflows. Sicherheit bietet Ihnen zudem das tiefgreifende Berechtigungskonzept. Verringern Sie Ihren Aufwand, in dem Sie individuelle Vertragsvorlagen erstellen und im DMS hinterlegen.
DocuSign Integration
Die optimale Ergänzung: Mit DocuSign vereinfachen Sie Ihren Vertragsunterschriftenprozess.
Wickeln Sie Verträge, Genehmigungen und Vereinbarungen komplett digital ab und sparen Sie so Bearbeitungszeit und Materialkosten. Dokumente einfach an die jeweiligen Unterzeichner weiterleiten – nacheinander, parallel oder gemeinsam.
Die Einführung des DMS mit DocuSign-Integration sorgt dafür, dass Sie über 50% der Kosten je Vertragsunterschrift einsparen können. Die umfangreichen Prozesskosteneinsparungen machen es möglich. Sagen Sie Tschüss zu Medienbrüchen. Verwalten und signieren Sie Ihre Dokumente von überall aus. Strengste Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien sorgen dafür, dass Sie rechtskonform und beschleunigt Ihre Dokumente abwickeln können. Automatisieren Sie mit der Docu-Sign-Integration Ihre Unterschriftsabläufe in 43 Sprachen und agieren Sie umweltschonender, durch die Einsparung von Papier und Druck.
Qualitätsmanagement
Das Starke-DMS® trägt maßgeblich zur Verbesserung Ihrer Prozessqualität, Arbeitsqualität und damit der Produkt- und Dienstleistungsqualität bei.
Die Einführung unseres DMS sorgt dafür, dass all‘ Ihre Dokumente zentral gesteuert werden und Sie stets auf die aktuellste Version zugreifen.
Dabei begleitet Sie das DMS bei allen Arbeitsschritten: Von der Dokumenterstellung in Ihren Office-Anwendungen, zur übersichtliche Versionierung, zur transparent nachprüfbaren Protokollierung der Prozessschritte bis hin zur zentralen revisionssicheren Archivierung. Sie können Ihre Prozesshistorie lückenlos einsehen und Ihr Workflow wird zusätzlich unterstützt.
Sanktionslisten-Prüfung
Unternehmen mit einem Sitz und Tätigkeitsschwerpunkt innerhalb der EU, müssen Ihre Mitarbeiter, Kunden und Partner mit den Sanktionslisten abgleichen, die von der EU und der jeweils national zuständigen Stelle herausgegeben wurden.
Gegenüber sanktionierten Personen und Organisationen gilt ein Bereitstellungsverbot. Dies soll dafür sorgen, diesen jede finanzielle Basis und jeden wirtschaftlichen Vorteil zu entziehen.
Im Klartext bedeutet das, dass keinerlei geschäftliche Beziehungen zu diesen Organisationen oder Personen gepflegt werden dürfen. Somit sind jegliche wirtschaftliche Kontaktaufnahme sowie jedes Bereitstellen von Waren, Dienstleistungen und Finanzmitteln untersagt. Unternehmen sind rechtlich zur Mitarbeit verpflichtet und müssen ihre Mitarbeiter, Kunden und Vertragspartner regelmäßig kontrollieren. Dies ist nicht nur wichtig, um strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sondern auch um den Ruf des Unternehmens zu schützen.
Das Abgleichen Ihrer Daten mit denen der EU-Sanktionslisten übernimmt für Sie das Starke-DMS®. Bei Treffern werden Sie automatisch benachrichtigt. Kommt es zu Veränderungen der Listen wird Ihr Datenbestand automatisch erneut geprüft. Auf Wunsch können Treffer automatisiert an ein Sicherheitsberatungs-Unternehmen übermittelt werden.
ERP-Anwendung
Die Software richtet sich nach Ihnen – nicht andersherum. Daher integrieren wir Ihr neues DMS nahtlos in Ihre bereits vorhandene Infrastruktur.
Der Index Agent nutzt offene Schnittstellen, um Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen.
Sie profitieren vom automatischen Archivieren, Verschlagworten und Zuordnen Ihrer Ausgangsbelege aus der Warenwirtschaft. Hierfür greift das Starke-DMS® auf die notwendigen Daten aus ihrer Softwarelandschaft zu.
Darüber hinaus rufen Sie Ihre archivierten Belege und Dokumente direkt aus der Fremd-Software auf. Egal, auf welches System Sie zugreifen wollen, ob Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lohn- und Gehaltssoftware, Starke-DMS® erleichtert Ihnen wirklich jedem Arbeitsschritt.
Verfahrensdokumentation
Das Starke-DMS® unterliegt selbstverständlich rechtlichen Vorgaben, die bei der Entwicklung und Erweiterung des Dokumtenmanagementsystems beachtet wurden. Eine dieser Richtlinien stellen die GoBD dar (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Wichtig für Sie ist es, sich an die Vorgaben zur DV-gestützten Buchführung sowie zur Aufbewahrung und Bereitstellung steuerrechtlich relevanter Daten zu halten. Damit Sie Ihr Starke-DMS® rechtskonform nutzen, ist die richtige Verfahrensdokumentation unerlässlich. Dabei unterstützen wir Sie, in dem wir Ihnen ein Muster zur Verfahrensdokumentation mit ausliefern, welches Sie nach eigenem Bedarf erweitern und ergänzen können bzw. sollen.
Die wichtigsten Aussagen der GoBD für Sie auf einen Blick:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (GoBD-Kapitel 3.1)
Ihre Verpflichtung dazu, das System gegen den Verlust (z.B. Unauffindbarkeit) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen ist.
Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnungen (GoBD-Kapitel 3.2)
Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.
Vollständigkeit (GoBD- Kapitel 3.2.1)
Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu erfassen (Vollständigkeit und Lückenlosigkeit).
Richtigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.2)
Dem Grundsatz der Richtigkeit folgend hat das DMS sicherzustellen, dass die zu archivierenden Dokumente und Daten den geforderten Grad der Übereinstimmung mit dem Original aufweisen (bildlich oder inhaltlich).
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (GoBD-Kapitel 3.2.3)
Die Forderung der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und der Belegsicherung besteht (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 45-52). Dies lässt sich auf Dauer durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllen.
Ordnung (GoBD-Kapitel 3.2.4)
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz eines DMS gelten dann als durchgehend erfüllt, wenn die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien während der gesamten Aufbewahrungspflicht sichergestellt werden kann.
Unveränderbarkeit (GoBD-Kapitel 3.2.5)
Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten ist, dass alle Informationen, welche in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 58-60).
