Starke-DMS®

Mit Starke-DMS® digitalisieren Sie Ihre papierbasierten Prozesse. Unser System ist modular aufgebaut, gemeinsam mit Ihnen konfigurieren wir Ihr DMS so, wie Sie es brauchen.

Digital archivieren, verwalten und steuern

Digitales Dokumentenmanagement

Starke-DMS® ergänzt und digitalisiert Ihren Unternehmensprozess zeitgemäß.

Starke-DMS® richtet sich nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen – nicht andersherum. Verzichten Sie auf Unterlagen, Akten und Rechnungen in Papierform und gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe flexibel, sicher, schnell und rechtskonform.

Starke-DMS® wird für jeden Kunden individuell angepasst, so dass Sie eine maßgeschneiderte Software in Ihrem Betrieb etablieren, die langfristig Ihre Prozesse modernisiert und effektiv erleichtert. Unser Dokumentenmanagementsystem steigert Ihre Produktivität, sodass sich die Einführung in der Regel bereits im ersten Jahr amortisiert.

Alle Workflows auf einen Blick im Starke-DMS® Web-Client

Die Dokumentenansicht im Web-Client des Starke-DMS®

Die Dokumentenansicht in der Desktop-Anwendung des Starke-DMS®

Wir verstehen es als unsere Aufgabe, die digitale Transformation voranzutreiben - dazu beraten wir Sie gern. 

Jörn Bressem (Leiter Vertrieb und Marketing)

Das kann Starke-DMS®

Holen Sie sich die Vorteile von Starke-DMS® ins Haus und profitieren Sie von einem vereinfachten Arbeitsalltag durch einfaches Ablegen, schnelles Finden und sinnvolle Prozessoptimierung.

Mit Starke-DMS® lösen Sie viele Aufgaben in Ihrem Unternehmen schneller, einfacher und moderner.

Eingangsrechnungen verarbeiten

Mit Starke-DMS© verarbeiten und prüfen Sie Ihre Eingangsrechnungen schnell und unkompliziert. Alle Arbeitsschritte bis zur Freigabe der Rechnungen können bei Bedarf vollautomatisiert und digitalisiert stattfinden.

Eingangsrechnungen - egal ob Sie diese per E-Mail oder Post erhalten haben - werden im ersten Schritt voll digital erfasst und mit Eingangsstempeln versehen. Die Rechnungen werden ohne Ihr zutun ausgelesen, klassifiziert und archiviert.

Das Starke-DMS© denkt dabei für Sie mit: Die automatisierte Prozesssteuerung weist den jeweils zuständigen Personen den notwendigen Rechnungsvorgang zu. Bearbeitungen und Zahlungen können so schnell und fristgerecht geleistet werden. Sollte ein zuständiger Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin abwesend sein, wird der Bearbeitungsprozess automatisch an die Vertretung weitergeleitet.

Alle Prozesse im Rahmen der Rechnungsverarbeitung können vollautomatisiert ablaufen - bis zur Übergabe in Ihre Buchhaltungssoftware und Verbuchung.

Wir konfigurieren Ihren digitalen Eingangsrechnungsprozess nach Ihren Wünschen und Sie profitieren von allen Funktionen, die das Starke-DMS© mit sich bringt: Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten, kurze Durchlaufzeiten, fristgerechte Bearbeitung und Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung sowie direkte Verbuchung.

Belegerkennung

Bei Standardisierten Arbeitsprozessen werden viele Dokumente wiederkehrend, ganz unterschiedlich weiterverarbeitet. Die Starke-DMS® Belegerkennung liest diese Dokumente automatisch aus und stellt die daraus ermittelten Daten für Ihren weiteren Ablauf im Unternehmen zur Verfügung (z.B. Ihre Finanzbuchhaltung).

OCR-Zeichenerkennung ermöglicht eine schnelle Suche an vordefinierten Stellen im gescannten Dokument sowie die Umwandlung in ein maschinenlesbares Format.

Profitieren Sie dank der automatischen Belegerfassung von deutlicher Entlastung und Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten.

DIAMANT-Integration

Starke-DMS® und Diamant sind ein starkes Team. Ergänzen Sie den Rechnungsprozess Ihrer Diamant-Software sinnvoll.

Starke-DMS® ist Diamant Integrations-Partner, durch den Einsatz beider Software-Lösungen digitalisieren Sie Ihren gesamten Rechnungseingangsprozess vom Erfassen der Rechnung, der Prüfung und Freigabe bis hin zur rechtsicheren Archivierung.

Profitieren Sie von der automatischen Übertragung digitalisierter Rechnungsdaten (bspw. Kreditor Name und Nummer, Datum, Rechnungswert usw.) vom Starke-DMS® an das Diamant Rechnungswesen. Oder der Möglichkeit aus dem Diamant Belege im Starke-DMS® aufzurufen.

Starke-DMS® und Diamant integrieren Ihren Rechnungseingang vollständig und Sie können Eingangsrechnungen ortsunabhängig und unkompliziert genehmigen und revisionssicher archivieren. Zusätzlich werden wichtige Informationen aus der Finanzbuchhaltung am Beleg im Starke-DMS® angezeigt - wie Finanzbuchhalterischer Status, Buchungstext, bebuchte Kostenstellen und Kostenträger sowie Zahlungsvorschläge. Im Ergebnis sehen Sie im DMS immer die wichtigsten Finanzbuchhalterischen Informationen. Sie haben stets vollen Einblick in Ihre Finanzen und profitieren von der Erfüllung aller GoBD-Anforderungen. Nie war Ihr Prozess effizienter. Die Starke-DMS® Integration nutzt bereits die aktuelle Diamant WebService Schnittstelle, so arbeiten Sie nahtlos mit beiden Softwarelösungen.

Prozessoptimierung

Prozessoptimierung durch intelligente Prozesssteuerung.

Mit Starke-DMS® Workflow können Sie alle Unternehmensprozesse darstellen und optimieren. Das übernehmen wir für Sie oder Sie nehmen die Administration ohne Programmierkenntnisse in die eigene Hand und nutzen so Ihr Starke-DMS® noch unabhängiger. Anhand Ihres persönlichen Workflows werden alle digitalen Unterlagen automatisch zugeordnet und verteilt. Alle Aufgaben werden fristgerecht abgearbeitet. Kontrollierende Arbeitskräften profitieren besonders vom Starke-DMS® Workflow: sie werden durch Statusmeldungen per E-Mail auf dem Laufenden gehalten.

SMARTMAIL | Digitaler Postausgang

Mit Starke-DMS® SmartMail müssen Sie nie wieder zur Post gehen und sparen so viel Zeit und Arbeitsaufwand.

Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Abschicken gehören nun der Vergangenheit an. Durch die Integration von Starke-DMS® SmartMail geben Sie diese Aufgaben an das E-POST Druckzentrum der Deutschen Post AG ab. Post versenden Sie so in Zukunft über einen Mausklick.

Die Integration von Starke-DMS® SmartMail und der zertifizierten E-Post Schnittstelle verhilft Ihnen dabei nicht nur viel wertvolle Arbeitszeit einzusparen, sondern Sie sparen auch Materialkosten und versenden Ihre Post schneller, sicherer und kostengünstiger.

E-Akte

Bei Ihnen stapeln sich die Akten im Büro, Keller oder Lager? Das muss nicht sein. Bilden Sie Ihre Akten digital ab und finden Sie alle Unterlagen immer sekundenschnell.

Mit dem Starke-DMS® finden Sie Ihre Unterlagen stets schnell und problemlos, dank der Verschlagwortung und Volltextsuche.

Legen Sie Dokumente unkompliziert digital im Starke-DMS® ab: Eindeutige Schlüssel (z.B. Produktnummern, Kundennummern,…) ordnen die neuen Unterlagen automatisch der richtigen Akte zu. Bearbeiten Sie die Dokumente direkt in Ihrem neuen DMS: Egal, ob Sie Stempel, Kommentare, Markierungen und Verknüpfungen erstellen wollen.

Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben Zugriff auf die Akten, die sie benötigen. So muss kein Papier mehr hin- und hergeschoben und auch die Arbeit im Homeoffice oder unterwegs funktioniert rechtssicher und einfach.

Mit dem Starke-DMS® greifen Sie auf alle Ihre E-Akten zentral, gleichzeitig und strukturiert zu. Akten erstellen Sie in Zukunft nur einmal, den Rest übernimmt das DMS.

Vertragsverwaltung

Mit der Starke-DMS® Vertragsverwaltung sorgen Sie für Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen

Verwalten Sie Ihre Verträge digital im TÜV-zertifizierten Archiv und archivieren Sie auch sensible Daten sicher. Finden Sie die benötigten Unterlagen sekundenschnell, dank der Suchfunktionen inkl. Volltextrecherche. Strukturierte Workflows ermöglichen Ihnen volle Kontrolle von A-Z. Darüber hinaus revolutionieren Sie Ihre Prozesse durch individuelle Eskalations- und Wiedervorlage-Workflows. Sicherheit bietet Ihnen zudem das tiefgreifende Berechtigungskonzept. Verringern Sie Ihren Aufwand, in dem Sie individuelle Vertragsvorlagen erstellen und im DMS hinterlegen.

 

DocuSign Integration

Die optimale Ergänzung für Ihr Starke-DMS®: Mit DocuSign vereinfachen Sie Ihren Vertragsunterschriftenprozess.

Wickeln Sie Verträge, Genehmigungen und Vereinbarungen komplett digital ab und sparen Sie so Bearbeitungszeit und Materialkosten. Dokumente einfach an die jeweiligen Unterzeichner weiterleiten – nacheinander, parallel oder gemeinsam.

Die Einführung des Starke-DMS® mit DocuSign-Integration sorgt dafür, dass Sie über 50% der Kosten je Vertragsunterschrift einsparen können. Die umfangreichen Prozesskosteneinsparungen machen es möglich. Sagen Sie Tschüss zu Medienbrüchen. Verwalten und signieren Sie Ihre Dokumente von überall aus. Strengste Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien sorgen dafür, dass Sie rechtskonform und beschleunigt Ihre Dokumente abwickeln können. Automatisieren Sie mit der Docu-Sign-Integration Ihre Unterschriftsabläufe in 43 Sprachen und agieren Sie umweltschonender, durch die Einsparung von Papier und Druck.

Qualitätsmanagement

Starke-DMS® trägt maßgeblich zur Verbesserung Ihrer Prozessqualität, Arbeitsqualität und damit der Produkt- und Dienstleistungsqualität bei.

Die Einführung unseres DMS sorgt dafür, dass all‘ Ihre Dokumente zentral gesteuert werden und Sie stets auf die aktuellste Version zugreifen.

Dabei begleitet Sie das Starke-DMS bei allen Arbeitsschritten: Von der Dokumenterstellung in Ihren Office-Anwendungen, zur übersichtliche Versionierung, zur transparent nachprüfbaren Protokollierung der Prozessschritte bis hin zur zentralen revisionssicheren Archivierung. Sie können Ihre Prozesshistorie lückenlos einsehen und Ihr Workflow wird zusätzlich unterstützt.

Sanktionslisten-Prüfung

Unternehmen mit einem Sitz und Tätigkeitsschwerpunkt innerhalb der EU, müssen Ihre Mitarbeiter, Kunden und Partner mit den Sanktionslisten abgleichen, die von der EU und der jeweils national zuständigen Stelle herausgegeben wurden.

Gegenüber sanktionierten Personen und Organisationen gilt ein Bereitstellungsverbot. Dies soll dafür sorgen, diesen jede finanzielle Basis und jeden wirtschaftlichen Vorteil zu entziehen.

Im Klartext bedeutet das, dass keinerlei geschäftliche Beziehungen zu diesen Organisationen oder Personen gepflegt werden dürfen. Somit sind jegliche wirtschaftliche Kontaktaufnahme sowie jedes Bereitstellen von Waren, Dienstleistungen und Finanzmitteln untersagt. Unternehmen sind rechtlich zur Mitarbeit verpflichtet und müssen ihre Mitarbeiter, Kunden und Vertragspartner regelmäßig kontrollieren. Dies ist nicht nur wichtig, um strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sondern auch um den Ruf des Unternehmens zu schützen.

Das Abgleichen Ihrer Daten mit denen der EU-Sanktionslisten übernimmt für Sie das Starke-DMS®. Bei Treffern werden Sie automatisch benachrichtigt. Kommt es zu Veränderungen der Listen wird Ihr Datenbestand automatisch erneut geprüft. Auf Wunsch können Treffer automatisiert an ein Sicherheitsberatungs-Unternehmen übermittelt werden.

ERP-Anwendung

Das Starke-DMS® richtet sich nach Ihnen – nicht andersherum. Daher integrieren wir Ihr neues DMS nahtlos in Ihre bereits vorhandene Infrastruktur.

Starke-DMS® Index Agent nutzt offene Schnittstellen, um Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen.

Sie profitieren vom automatischen Archivieren, Verschlagworten und Zuordnen Ihrer Ausgangsbelege aus der Warenwirtschaft. Hierfür greift das Starke-DMS® auf die notwendigen Daten aus ihrer Softwarelandschaft zu. Darüber hinaus rufen Sie mit dem Starke-DMS® Ihre archivierten Belege und Dokumente direkt aus der Fremd-Software auf. Egal, auf welches System Sie zugreifen wollen, ob Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lohn- und Gehaltssoftware, Starke-DMS® erleichtert Ihnen wirklich jedem Arbeitsschritt.

Verfahrensdokumentation

Das Starke-DMS® unterliegt selbstverständlich rechtlichen Vorgaben, die bei der Entwicklung und Erweiterung des Dokumtenmanagementsystems beachtet wurden. Eine dieser Richtlinien stellen die GoBD dar (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Wichtig für Sie ist es, sich an die Vorgaben zur DV-gestützten Buchführung sowie zur Aufbewahrung und Bereitstellung steuerrechtlich relevanter Daten zu halten. Damit Sie Ihr Starke-DMS® rechtskonform nutzen, ist die richtige Verfahrensdokumentation unerlässlich. Dabei unterstützen wir Sie, in dem wir Ihnen ein Muster zur Verfahrensdokumentation mit ausliefern, welches Sie nach eigenem Bedarf erweitern und ergänzen können bzw. sollen.

 


Die wichtigsten Aussagen der GoBD für Sie auf einen Blick:

 

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit  (GoBD-Kapitel 3.1)

Ihre Verpflichtung dazu, das System gegen den Verlust (z.B. Unauffindbarkeit) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen ist.

 

Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnungen  (GoBD-Kapitel 3.2)

Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.

 

Vollständigkeit  (GoBD- Kapitel 3.2.1)

Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu erfassen (Vollständigkeit und Lückenlosigkeit).

 

Richtigkeit  (GoBD-Kapitel 3.2.2)

Dem Grundsatz der Richtigkeit folgend hat das DMS sicherzustellen, dass die zu archivierenden Dokumente und Daten den geforderten Grad der Übereinstimmung mit dem Original aufweisen (bildlich oder inhaltlich).

 

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen   (GoBD-Kapitel 3.2.3)

Die Forderung der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und der Belegsicherung besteht (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 45-52). Dies lässt sich auf Dauer durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllen.

 

Ordnung  (GoBD-Kapitel 3.2.4)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz eines DMS gelten dann als durchgehend erfüllt, wenn die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien während der gesamten Aufbewahrungspflicht sichergestellt werden kann.

 

Unveränderbarkeit  (GoBD-Kapitel 3.2.5)

Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten ist, dass alle Informationen, welche in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 58-60).

Ihre Vorteile mit Starke-DMS®

Alle Vorteile von Starke-DMS® auf einen Blick:

1. Mit Starke-DMS® profitieren Sie vom schnelleren Informationszugriff.

2. Sie beschleunigen Ihre Arbeitsprozesse nachhaltig.

3. Sie steigern die Transparenz bei allen Vorgängen in Ihrem Betrieb deutlich.

4. Das sorgt für verbesserte Controlling-Möglichkeiten.

5. Dadurch verbessert sich Ihr Kundenservice nachhaltig.

6. Sie verzeichnen eine verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung.

7. Es kommt zum Wegfall von Verteilerkopien.

8. Ein deutlicher Vorteil ist die merkbare Fehlerminimierung.

9. Ebenso verbessert sich die Dokumentensicherheit in Ihrem Unternehmen.

10. Das zeigt sich auch in weniger Dokumenten- und Informationsverlust.

11. Darüber hinaus kommt es zur Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen.

12. Sie benötigen weniger Platz durch die Einsparung von Archivräumen.

13. Sie entlasten mit dem Starke-DMS® Ihre E-Mail-Systeme und E-Mail-Postfächer.

14. Dank der einheitlichen Informationsplattform, verzeichnen Sie keine Medienbrüche mehr.

15. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen war nie einfacher.  

16. Deutlicher Mehrwert bietet der automatische Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank.

17. Steigern Sie Ihre Mitarbeitermotivation durch den Einsatz moderner Technologie.18. Sie haben endlich mehr Zeit für kreative und anspruchsvollere Aufgaben.

19. Sie haben volle Übersicht über die Dokumentenentwicklung in Ihrem Unternehmen.

20. Sie haben auch unterwegs stets Zugriff auf relevante Daten und Dokumente.

21. Sie reduzieren Ihre Suchzeiten deutlich.

22. Darüber hinaus reduzieren Sie Ihre Druck- und Zustellungskosten.

23. Ebenso senken sich Ihre Mitarbeiterkosten.

24. Generell werden Sie eine höhere Effizienz und Produktivität bemerken.

25. Das äußert sich auch in einer höheren Kundenzufriedenheit.

26. Dokumente sind nun nur noch einmalig in Ihrer Datenbank vorhanden und werden automatisch mit anderen Objekten verknüpft.

27. Sie werden die optimierte Kommunikation (Untereinander und mit Geschäftspartnern) bemerken.

28. Es kommt zu erkennbarer Zeitersparnis.  

29. Ebenso kommt es zur deutlichen Kostenreduzierung.

30. Nie waren Ihre Workflows leistungsstärker.

31. Starke-DMS® überzeugt mit Integration statt Insellösungen.

32. Ihre Geschäftsabläufe werden in Zukunft strukturierter ablaufen.

33. Sie behalten stets die Übersicht über den Verlauf bzw. Weg der Dokumente.

34. Sie vermeiden so unnötige Rückfragen unter Kollegen.

35. Sie binden und begeistern Kunden.

36. Und steigern Ihre Vertriebsergebnisse.

37. Planen Sie Ihre Prozesse mit dem Starke-DMS® effizienter.

38. Qualitätssicherung war nie einfacher.

39. Bauen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil aus und behalten Sie diese langfristig.

40. Jegliches Chaos auf dem Fileserver wird endlich beseitigt.

41. Ihr Unternehmen wird fit für die Zukunft und sie können schnell auf neue Anforderungen reagieren.

42. Verschiedene Personen erhalten gleichzeitig Zugriff auf dieselben Informationen.

43. Binden Sie Ihre Außendienstmitarbeiter (wie Servicemitarbeiter, Vertrieb etc.) optimal an.

44. Profitieren Sie von der einheitlichen Informations- und Kommunikationsplattform, ganz ohne Medienbrüche.

45. Schützen Sie sich vor Datenverlust durch Feuer-und Wasserschäden.

46. Stellen Sie die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sicher.

47. Nie war die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen bei Krankheits-und Urlaubsvertretung so einfach und problemlos.

48. Schaffen Sie ein (verbessertes) „Wir-Gefühl“.

49. Steigern Sie mit Starke-DMS® die Attraktivität Ihres Unternehmens für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner.

50. Machen Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen besser nachvollziehbar.

Starke Erfurt
Starke Kompetenz
Mit unserer Erfahrung finden wir für Sie Lösungen für Ihre Aufgabenstellungen. Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verfügen über alle spezifischen Kenntnisse und bilden sich stets fort.
Starke Beratung
Gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten wir Lösungsanalysen. Dabei unterstützen wir mit unseren Gesamtkonzepten verschiedenste Branchen in allen IT-Fragen.
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