Digitale Personalakte: Pflicht und Vorbereitung bis 2027
Ab 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen digital und prüfbar bereitgestellt werden können. Für Arbeitgeber bedeutet das: Personalunterlagen, Nachweise und Prozesse sollten rechtzeitig so organisiert werden, dass sie vollständig, nachvollziehbar und sicher abrufbar sind.
Diese Seite zeigt, welche Anforderungen Unternehmen jetzt prüfen sollten, warum einfache PDF-Ordner oft nicht ausreichen und wie eine digitale Personalakte mit klaren Rollen, Workflows und Zugriffsrechten bei der Vorbereitung auf Prüfungen unterstützt.
2025
Bestandsaufnahme: Welche Entgeltunterlagen, Nachweise und Personalunterlagen liegen wo?
2026
Struktur, Rollenrechte, Ablagekonzept und Software-Auswahl vorbereiten.
2027
Bestimmte Entgeltunterlagen müssen digital und prüfbar bereitgestellt werden können.
Was ändert sich ab 2027?
Welche Unterlagen sind betroffen?
Betroffene Unterlagen
Betroffen sind insbesondere Entgeltunterlagen, die im Rahmen von Prüfungen nachvollziehbar verfügbar sein müssen. Welche Dokumente konkret relevant sind, sollte anhand der aktuellen gesetzlichen Vorgaben und der internen Prozesse geprüft werden.
- Unterlagen zu Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus und Arbeitserlaubnis, soweit sie für die Entgeltunterlagen relevant sind.
- Nachweise zur Versicherungspflicht, Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht.
- Unterlagen zur Entsendung, zum Beispiel Angaben zu Art und zeitlicher Begrenzung der Beschäftigung.
- Krankenkassenmeldungen und übermittelte Daten, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung haben.
- Relevante Erklärungen und Anträge von Beschäftigten, zum Beispiel bei Rentenversicherung, Pflegezeit oder Auszahlungsverzicht.
Infos für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber wird die digitale Bereitstellung bestimmter Entgeltunterlagen wichtiger. Entscheidend ist nicht nur, dass Dokumente irgendwo digital abgelegt sind. Sie müssen im Prüfkontext auffindbar, nachvollziehbar, vollständig und geordnet bereitgestellt werden können.
Infos zur Umsetzung
Die konkrete Umsetzung hängt von vorhandenen Prozessen, eingesetzten Systemen, Dokumentenarten und Verantwortlichkeiten ab. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, welche Unterlagen betroffen sind und wie sie diese künftig strukturiert verwalten.
Rechtliche Vorgaben
Die zentrale Rechtsgrundlage ist § 8 Abs. 2 BVV, nicht § 8 Abs. 2 DEÜV. Seit 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden; eine bewilligte Befreiung kann noch bis zum 31.12.2026 greifen. Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen die betroffenen Unterlagen elektronisch geführt werden.
Quellenstand: Mai 2026
Empfohlene Quellen für den finalen Rechtshinweis: § 8 BVV, Deutsche Rentenversicherung Lexikon Entgeltunterlagen und Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV.
Wichtige Hinweise
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtliche und fachliche Details sollten vor der Umsetzung anhand der aktuellen Vorgaben geprüft werden.
Ziel dieser Seite ist eine praktische Orientierung für HR, Payroll, Geschäftsführung und IT.
Warum ein PDF-Ordner oft nicht ausreicht
Ein einfacher PDF-Ordner kann in der Praxis problematisch sein, wenn Struktur, Vollständigkeit, Zugriff, Protokollierung oder Nachvollziehbarkeit fehlen. Entscheidend ist, ob Unterlagen im Alltag und bei Prüfungen verlässlich auffindbar und nachvollziehbar sind.
PDF-Ordner ohne klare Struktur
Dokumente liegen zwar digital vor, sind aber häufig uneinheitlich benannt, in verschiedenen Ablagen verteilt oder nur einzelnen Personen bekannt.
- unklare Ablageorte
- uneinheitliche Dateinamen
- fehlende Rollen- und Rechtekonzepte
- schwierige Nachvollziehbarkeit
Digitale Personalakte mit System
Dokumente werden geordnet verwaltet, den richtigen Personen und Prozessen zugeordnet und über Berechtigungen gezielt zugänglich gemacht.
- strukturierte Dokumentenablage
- klare Verantwortlichkeiten
- rollenbasierte Zugriffe
- bessere Vorbereitung auf Prüfungen
Checkliste: Sind Sie auf 2027 vorbereitet?
Mit einer strukturierten Checkliste prüfen Sie, wo Ihr Unternehmen steht: Dokumente, Ablage, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen, Systeme und nächste Schritte.
Digiatale Personalakte - Checkliste Teaser
Was Arbeitgeber 2026 vorbereiten sollten
Wer erst kurz vor 2027 beginnt, muss Dokumente, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Systeme gleichzeitig ordnen. Sinnvoller ist ein schrittweises Vorgehen mit klaren Entscheidungen. Ein umfängliche Übersicht zum Thema Digitale Personalakte finden Sie hier.
Bestand prüfen
Welche Personal- und Entgeltunterlagen existieren bereits digital, welche noch auf Papier oder in E-Mails?
Struktur festlegen
Dokumentarten, Ablageorte, Benennung, Zuständigkeiten und Berechtigungen definieren.
System auswählen und umstellen
Migration, Schulung, Rollenrechte und laufende Pflege in realistische Arbeitspakete übersetzen.
Prüfung testen
Ein SV-Prüfungsszenario durchspielen: Können die angeforderten Unterlagen schnell, vollständig und eindeutig zugeordnet bereitgestellt werden?
Digitale Personalakte mit Sage HR oder Starke-DMS
Je nach Ausgangslage kann die digitale Personalakte stärker im HR-System oder im Dokumentenmanagement abgebildet werden. Starke Erfurt unterstützt bei der Entscheidung, ob Sage HR, Starke-DMS oder eine kombinierte Lösung besser zu Ihren Prozessen passt.
Sage HR Suite
Sage HR eignet sich besonders, wenn Personalprozesse, Mitarbeiterdaten, Self Services und HR-Abläufe im Mittelpunkt stehen.
Starke-DMS®
Starke-DMS eignet sich besonders, wenn Dokumentenmanagement, strukturierte Ablage, Workflows und nachvollziehbare Dokumentenprozesse im Fokus stehen.
FAQ zur digitalen Personalakte Pflicht
Welche Rechtsgrundlage gilt?
Für die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist § 8 Abs. 2 BVV maßgeblich. Ergänzend sind die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV relevant, weil sie Anforderungen an Art, Umfang, Speicherung und Bereitstellung konkretisieren.
Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Nicht jede Personalakte muss pauschal vollständig digital geführt werden. Pflichtig sind bestimmte elektronische Entgeltunterlagen; eine digitale Personalakte ist in vielen Unternehmen der sinnvollste organisatorische und technische Weg zur Umsetzung. Welche Unterlagen konkret betroffen sind, sollte fachlich und rechtlich geprüft werden.
Welche Unterlagen müssen digital vorliegen?
Betroffen sind insbesondere Entgeltunterlagen, die im Rahmen von Prüfungen nachvollziehbar verfügbar sein müssen. Die genaue Dokumentenliste sollte anhand der aktuellen gesetzlichen Vorgaben und der internen Prozesse geprüft werden.
Reicht ein Ordner mit PDF-Dateien aus?
Ein einfacher PDF-Ordner kann in der Praxis problematisch sein, wenn Struktur, Vollständigkeit, Zugriff, Protokollierung oder Nachvollziehbarkeit fehlen. Eine Software für digitale Personalakten hilft, Dokumente geordnet, auffindbar und rollenbasiert bereitzustellen.
Müssen alte Unterlagen rückwirkend digitalisiert werden?
Nach den Gemeinsamen Grundsätzen ist eine rückwirkende elektronische Führung für Zeiten vor dem maßgeblichen Startzeitpunkt nicht zwingend erforderlich. Wurde eine Befreiung bis 31.12.2026 bewilligt, betrifft die Pflicht spätestens neue Tatbestände und Ereignisse ab dem 01.01.2027.
Was sollten Unternehmen 2026 vorbereiten?
Sinnvoll sind eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Personalunterlagen, klare Verantwortlichkeiten, ein Ablage- und Berechtigungskonzept sowie die Entscheidung, welche Software oder welches System genutzt werden soll.
Welche Rolle spielen Sage HR und Starke-DMS?
Je nach Ausgangslage kann die digitale Personalakte stärker im HR-System oder im Dokumentenmanagement abgebildet werden. Starke Erfurt unterstützt bei der Entscheidung, ob Sage HR, Starke-DMS oder eine kombinierte Lösung besser zum Prozess passt.
Wie lange dauert die Umstellung?
Das hängt von Unternehmensgröße, Dokumentenbestand, bestehenden Systemen und internen Prozessen ab. Viele Unternehmen sollten mehrere Monate für Analyse, Struktur, Berechtigungen, Migration und Schulung einplanen.
Sind Ihre Personalakten bereit für 2027?
Was HR, Payroll und Geschäftsführung jetzt prüfen sollten.
Im Webinar zeigen wir, was HR, Payroll und Geschäftsführung jetzt prüfen sollten: Dokumente, Ablageorte, Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und den Umgang mit entgeltrelevanten Unterlagen.
Kein Produktwebinar.
Keine Panikmache.
Sondern eine fachliche Orientierung für den nächsten sinnvollen Schritt.
30.06.2026, 10:00 Uhr
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Passende nächste Schritte
Die Pflicht-Seite sollte Nutzer gezielt in den passenden nächsten Inhalt führen: Lösung, Vergleich, Produkt oder Checkliste.
Du willst wissen, ob du wirklich eine Software für die digitale Personalakte brauchst?
In unserem kompakten Infopaper findest du die 9 klarsten Gründe, warum ein PDF-Ordner 2027 nicht mehr ausreicht – und warum nur eine Software-Lösung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
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Maximilian-Welsch-Straße 4
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