Digitale Personalakte - DPA
Kurz zur Digitalen Personalakte
Hier erfährst du in 3 Minuten, was sich 2027 ändert, ob du handeln musst und welcher erste Schritt sinnvoll ist
Okay, mal Hand aufs Herz: Du bist HR-Profi, siehst Berge von Papierakten und denkst vielleicht "Ach, das schaffen wir noch". Aber: Ab 1.1.2027 gelten für bestimmte Entgeltunterlagen neue Regeln.
Du bist betroffen, wenn…
Mitarbeitenden in Deutschland beschäftigst
Lohnabrechnung nach deutschem Recht machst
Sozialversicherungsprüfungen bekommst
Das Wichtigste in einem Satz:
Gesetzlich vorgeschrieben ist die digitale Vorhaltung bestimmter Entgeltunterlagen – nicht eine bestimmte Software. Die digitale Personalakte ist der sinnvollste Weg, diese Pflicht zu erfüllen.
Das musst du am Ende erfüllen:
Du musst 5 bestimmte Entgeldunterlagen unbedingt digital vorhalten.
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
- Nachweise zur Versicherungspflicht bzw. zur Versicherungsfreiheit
- Unterlagen zur Entsendung
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse 1
- Bescheinigungen und Erklärungen von Arbeitnehmern, die für die Sozialversicherung relevant sind (z.B. zu Kindern im Ausland, zum Verzicht auf die Rentenversicherung)
Was passiert, wenn ich nichts tue?
- Mehr Stress bei Prüfungen
- Mögliche Nachforderungen
- Interner Druck aus HR, Geschäftsführung, IT oder Betriebsrat
Die neuen Regeln der digitalen Personalakte
Zum 1.1.2027 heißt es: bestimmte Unterlagen nur noch digital.
Übergangsfrist bis 31.12.2026. Und:
Einfacher PDF-Scan reicht oft nicht – es geht um strukturierte Archivierung.
2027 - Folgende Dokumentenarten müssen digital sein
1. Januar 2027 müssen sozialversicherungsrelevante Unterlagen im Rahmen der Lohnabrechnung verpflichtend digital vorliegen – geregelt in der Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8, 9 BVV).
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
- Nachweise zur Versicherungspflicht bzw. zur Versicherungsfreiheit
- Unterlagen zur Entsendung
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse 1
- Bescheinigungen und Erklärungen von Arbeitnehmern, die für die Sozialversicherung relevant sind (z.B. zu Kindern im Ausland, zum Verzicht auf die Rentenversicherung)
Wer vorbereitet ist, hat’s leicht.
2026 - Endspurt & Übergangsfrist
Bis 31. Dezember 2026 gilt die letzte Schonfrist. Danach müssen die definierten Unterlagen digital vorliegen – keine Befreiung mehr möglich.
Letzte Chance: Lösungen einführen & testen.
2025 - Reality Check
Rentenversicherung erinnert Betriebe: Die Frist läuft. Viele erkennen erst jetzt, dass Excel-Listen + Papier nicht reichen.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt. Bringen Sie Prozesse und IT auf Stand.
2023–2024 - Empfehlungsphase & Orientierung
Softwarehersteller und HR-Verbände veröffentlichen Leitfäden, z. B. zur digitalen Personalakte. Unternehmen beginnen erste Pilotprojekte.
Wer jetzt startet, spart später Nerven.
2022 - Startschuss im Gesetzblatt
Die Regierung beschließt: Entgeltunterlagen sollen künftig digital vorliegen. Ziel: Prüfungen der Renten- & Sozialversicherung sollen automatisiert möglich werden.
Unternehmen erhalten eine mehrjährige Übergangsfrist.
Mehr als nur Erfüllung – da steckt ein Vorteil drin
Dein schneller Start mit der digitalen Personalakte
Keine Panik: Du musst nicht sofort alles umkrempeln.
Geh Schritt für Schritt: Status quo → Lückencheck → Plan machen.
Und wenn du willst: Wir begleiten dich. Ja, wir von Starke Erfurt.
Status quo – Wo stehst du gerade?
Mach’s kurz ehrlich: Wo liegen bei euch noch Papierberge, wer hat Zugriff, und was ist schon digital? Einmal hinschauen spart dir später doppelt so viel Zeit. Kein Urteil, kein Stress – einfach Bestandsaufnahme.
Lückencheck – Was fehlt noch?
Guck, welche Unterlagen schon digital sind und welche noch fehlen (z. B. Krankenkassen-, Entsendungs- oder Versicherungsnachweise).
Tipp: Ein kurzer Check mit unserer Checkliste 2027 zeigt dir in 10 Minuten, wo’s hakt.
3. Plan machen – Schritt für Schritt
Jetzt kommt der entspannte Teil: Setz dir kleine Etappen, leg Verantwortliche fest, und nimm Datenschutz & IT gleich mit an den Tisch.
So bleibst du handlungsfähig – und bis 2027 läuft’s stressfrei.
Wenn du magst: Wir helfen beim Fahrplan.
Lade dir unsere Checkliste runter
„Mach den Schnell-Check – wie digital seid ihr wirklich?“
Eine echte Situation – stell dir das vor
Stell dir vor: Der Prüfer kommt, du suchst handschriftlich Unterschriften, Papierstaub fliegt – und das Team ist nervös. Oder:
Du klickst, findest in 10 Sekunden, alles ist sauber protokolliert, Ruhe im Raum.
Welches Szenario klingt besser?
Maximilian-Welsch-Straße 4
99084 Erfurt